5 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Mudah Membuatnya!

Pernahkah kamu bertanya tentang bagaimana contoh undangan resmi? Surat undangan sendiri adalah jenis surat yang dipakai untuk mengundang seseorang karena ada keperluan. Pada umumnya surat undangan memiliki isi yang tidak sama atau berbeda-beda tergantung keperluan.

Jika ditilik dari isi keperluannya, tentu undangan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis antara lain; surat undangan resmi, undangan setengah resmi, dan untuangan pribadi sebagai contoh yakni, undangan untuk acara ulang tahun dan pernikahan.

Pengertian Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi merupakan surat yang bertujuan untuk mengharap kehadiran seseorang yang diundang pada acara yang dibuat, waktu dan tempat yang sudah ditentukan dan ditulis secara formal. Surat undangan dalam lingkungan instansi pemerintah dapat disebut juga dengan surat undangan resmi atau surat dinas. Undangan tersebut biasanya dipakai untung kepentingan acara yang bersifat formal contohnya seperti acara dinas.

Mengutip dari buku ‘Master Bahasa Indonesia’ karya Ainia Prihartini, S.Hum., pada umumnya undangan resmi dikeluarkan oleh lembaga tertentu seperti perseorangan, perusahaan, instansi pemerintah atau swasta, maupun organisasi resmi.

Ciri atau contoh surat resmi pada umumnya seperti undangan kedinasan, undagan pertemuan bisnis, surat pemberitahuan, dan surat edaran. Undangan resmi biasanya ditujukan untuk lingkungan atau diluar lingkungan organisasi atau luar instansi.

Surat resmi pada hakikatnya memiliki kekuatan hukumnya sendiri, maka dari itu surat resmi dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan, seperti surat kuasa, surat wasiat, bahkan surat kelahiran.

Fungsi Surat Undangan Resmi

Dilansir dari modul Kemendikbud Bahasa Indonesia buatan Dian Astuti, bahwa surat resmi memiliki beberapa fungsi pokok, antara lain:

  • Sebagai pedoman pekerjaan, busa berpa surat tugas, surat intruksi, surat izin atau surat pengambilan keputusan.
  • Alat pengingat, karena surat resmi dapat dijadikan sebagai arsip bagi lembaga.
  • Sebagai surat bukti mengenai perkembangan suatu lembaha, sekaligus alat bukti, terutama pada surat perjanjian.

Setiap pembuatan surat resmi harus mengikuti aturan yang telah terstruktur khususnya aturan surat menyurat yang formal, seperti memperhatikan format beserta bahasa yang digunakan tidak boleh asa-asalan.

Tentunya pembuatan Surat resmi sangat berbeda dari beberapa jenis surat yang ada, sepertipenulisan surat undangan resmi harus meyematkan kop atau kepala surat, nomor surat, perilhal, dan juga menggunakan bahasa yang formal.

Ciri-ciri Surat Undangan Resmi

Berikut ini ciri-ciri surat undangan resmi, antara lain;

  • Menggunakan eturan format yang baku dalam penulisannya.
  • Memakai kop surat apabila dikeluarkan oleh Lembaga Instansi atau organisasi.
  • Dalam surat resmi terdaoat nomor surat, lampiran, dan perihal.
  • Memakai bahasa resmi atau formal.
  • Menuyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi tersebut.

Adapun contoh atau bagian-bagian surat undangar resmi yaitu kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, tanggal, alamat surat, pembukaan, isi surat, penutup, dan tembusan.

Dengan begitu kamu tentu sudah mengetahui bahwa membuat surat undangan resmi tidak boleh sembarangan dibuat melainkan harus dengan lembaga resmi dan aturan-aturan yang sudah ditetapkan, bahkan surat undangan resmi memiliki kaitan hukum yang kuat. biasanya surat undangan resmi dibuat oleh lembaga resmi atau suatu instansi untung ditujukan kepada seseorang berdasarkan acara atau janji yang telah dibuat.

Mungkin itu saja informasi yang dapat kami sampaikan seputar pengertian, ciri-ciri dan fungsi surat undangan resmi, mudah-mudahan informasi di atas dapat bermanfaat.